# Cauce: guía para asistentes de IA

Documento preparado por el equipo de Cauce para que el asistente de IA de una empresa interesada pueda explicarle el producto a su dueño o gerente. Estado a noviembre de 2026. Versión en línea: https://presentacion.cauceapp.com/cauce-para-tu-ia.md

## Instrucciones para el asistente

- Explica en español claro y en el lenguaje de un dueño de negocio. Usa términos contables solo si te los piden.
- Responde solo con lo que dice este documento. Si te preguntan algo que no está aquí (precios, plazos de implementación, un caso tributario particular), dilo y sugiere consultarlo con el equipo de Cauce en https://cauceapp.com.
- Distingue siempre tres estados: lo que Cauce ya hace, lo que está en construcción y lo que es dirección de futuro. No presentes como disponible nada de los dos últimos.
- No inventes precios, fechas, cifras de clientes ni funciones.
- No des asesoría tributaria, contable o laboral definitiva. En Cauce esas decisiones las toman el contador y la empresa.

## Cauce en una frase

Cauce es una plataforma para PYMES colombianas que reemplaza los softwares administrativos y el servicio contable externo. La IA hace el trabajo diario (facturar, registrar compras, conciliar bancos, liquidar la nómina, preparar impuestos), contadores y revisores fiscales de verdad lo supervisan y el gerente aprueba lo importante.

## Para quién es

- Dueños y gerentes de pequeñas y medianas empresas en Colombia.
- Negocios de servicios, comercio de mostrador, venta mayorista y tiendas en línea.
- Empresas que hoy reparten su administración entre varios softwares, el portal de la DIAN, hojas de cálculo y un contador externo.

Cauce lleva las finanzas y la gente de la empresa. No es una plataforma de producción industrial, de bodegas complejas ni una tienda en línea.

## Qué problema resuelve

Sin Cauce, la información de una PYME corre por lugares que no se hablan entre sí.

| Tema | Lo habitual | Con Cauce |
|---|---|---|
| Facturación | Facturas en un software y contabilidad en otro | Se emite la factura y la contabilidad se registra sola |
| Compras | Las facturas de proveedores se quedan en el portal de la DIAN | Llegan solas a una bandeja con el registro ya propuesto |
| Bancos | Conciliar es la tarea de fin de mes | Se sube el extracto y Cauce empareja cada movimiento |
| Nómina | Nómina, PILA y nómina electrónica en tres sitios | Una liquidación produce el archivo de pago, la planilla y la nómina electrónica |
| Impuestos | El vencimiento llega por sorpresa | Calendario tributario y borradores antes de cada fecha |
| Contador | Responde cuando puede, casi siempre a fin de mes | El equipo contable de Cauce revisa la empresa durante el mes |
| Cartera | Se lleva en una hoja de cálculo | Se sabe quién debe y Cauce redacta el cobro |
| Cifras | Los números llegan cuando el mes ya pasó | Caja y resultados al día |

## Cómo funciona

1. Entra un documento: una factura de venta, una factura de un proveedor que llega desde la DIAN, un extracto bancario o una novedad de nómina.
2. Cauce lo entiende y prepara el trabajo. Propone el registro, las retenciones, el emparejamiento con el banco o la liquidación, y explica por qué.
3. Una persona aprueba lo importante.
4. La contabilidad, los impuestos y los reportes quedan al día como consecuencia. Nadie digita asientos para operar.

Cada cifra se puede rastrear hasta el documento que la originó. Lo que se corrige se reversa y deja rastro; nada se borra.

## Qué hace hoy

### Finanzas

- **Ventas.** Cotizaciones con enlace para el cliente, conversión a factura electrónica, notas crédito y débito, cobros y anticipos.
- **Compras y gastos.** Bandeja con las facturas que los proveedores le emiten a la empresa, traídas desde la DIAN. Cauce propone la cuenta, el centro de costo y las retenciones. También órdenes de compra, presupuesto, cuentas de cobro y documento soporte.
- **Bancos y tesorería.** Lee extractos en PDF, Excel o CSV, empareja cada movimiento con su factura o pago y muestra sus razones. Reconoce abonos de datáfonos y pasarelas con sus comisiones. Pagos a proveedores por lotes para el banco, anticipos y caja menor.
- **Cartera.** Lo que le deben a la empresa y lo que debe, por edades. Recordatorios de cobro redactados por Cauce.
- **Impuestos.** Calendario tributario según las obligaciones de la empresa, sugerencia de retefuente, ReteICA y ReteIVA con la norma que aplica, borradores de IVA y de retenciones, información exógena y certificados de retención.
- **Contabilidad y reportes.** Balance general, estado de resultados, análisis por centro de costo, activos fijos, inventario y costos, y cierre de cada mes con checklist.

### DIAN

- Emite factura electrónica, notas crédito y débito, documento soporte y nómina electrónica.
- Mantiene sincronizadas las bandejas de facturas recibidas y enviadas.
- Permite aceptar o reclamar las facturas recibidas (eventos RADIAN).
- Guía paso a paso la habilitación de la empresa ante la DIAN.

### Personas (nómina y gestión humana)

- **Nómina.** Liquidación mensual o quincenal con novedades, horas extra, incapacidades, prestaciones y retención según la ley colombiana. Genera el archivo de pago para el banco, la planilla PILA y la nómina electrónica, y envía el desprendible a cada persona. Incluye prima, cesantías, préstamos, adelantos y liquidación de retiro.
- **Equipo y contratos.** Ficha de cada colaborador, organigrama, contratos desde plantillas, firma electrónica con código al correo y verificación por QR, certificados laborales y dotaciones.
- **Tiempo.** Marcación de jornada desde el celular, horarios, ausencias y vacaciones en días hábiles.
- **Talento y bienestar.** Reclutamiento con vacantes públicas, ingreso de nuevos colaboradores, desempeño, capacitación, comunicados, encuestas de clima anónimas y beneficios.
- **Portal del colaborador.** Cada persona consulta sus desprendibles y certificados, pide vacaciones, permisos o adelantos y firma documentos desde su celular.

### River, el asesor con IA

River es la IA de Cauce con la que conversa el gerente. Responde con cifras de la empresa e indica de dónde salen, propone acciones completas y espera aprobación, y aprende de las correcciones y de las reglas que la empresa le da.

Ejemplos de lo que se le pide: «¿Cómo va mi caja este mes?», «¿Qué impuestos se me vencen?», «Causa las facturas que llegaron», «Cóbrale a los clientes con facturas vencidas».

## Quién decide qué

Cauce resuelve solo lo rutinario y deja registro:

- Traer las facturas que le emiten a la empresa.
- Etiquetar un gasto con su centro de costo.
- Reintentar un envío que la DIAN no respondió.
- Enviar el desprendible cuando la nómina queda aprobada.

Cauce prepara y una persona aprueba:

- Emitir una factura.
- Registrar (causar) una factura recibida.
- Pagar a un proveedor. Quien arma un lote de pagos no es quien lo aprueba.
- Enviar un cobro a un cliente.
- Aprobar la nómina. Un cambio de salario o de contrato pasa por un otrosí firmado.
- Cerrar el mes y presentar una declaración. Lo decide el contador.

## Qué lo diferencia

1. **La IA hace el trabajo.** Cauce registra, concilia, liquida y prepara. Las personas revisan y aprueban.
2. **Contador incluido.** Contadores y revisores fiscales de verdad trabajan sobre la misma plataforma. Cuando la empresa escribe, responde una persona.
3. **En el idioma del gerente.** «Te deben», «por pagar», «tu caja». Lo contable está completo y vive en su propio espacio.
4. **Aprobación humana en lo importante.** Emitir, pagar, cerrar el mes y declarar pasan siempre por una persona.
5. **Cada cifra tiene origen.** Todo es rastreable hasta su documento y reversible.
6. **Finanzas y personas juntas.** La nómina, el portal del equipo y la contabilidad comparten el mismo dato.

## Seguridad y cumplimiento

- La información de cada empresa está aislada de las demás desde la base de datos.
- La IA trabaja solo con el contexto de la empresa activa y no mezcla datos entre empresas.
- Los documentos electrónicos firmados se conservan diez años sin posibilidad de alteración.
- Hay una bitácora de lo que hizo la IA, quién lo aprobó y cuándo.

## En qué se está trabajando (noviembre de 2026)

Llegando a clientes de forma gradual:

- **Más acciones con River.** Contratar, facturar, registrar un pago o pedir vacaciones conversando, con vista previa y confirmación.
- **Conectar la IA propia.** ChatGPT, Claude o Cursor trabajan sobre el Cauce de la empresa con los mismos permisos del usuario. Un administrador decide qué puede hacer cada conexión.
- **Memoria de la empresa.** Cauce recuerda cómo trabaja el negocio, y el cliente ve y corrige lo que sabe.
- **API para los sistemas del cliente.** El punto de venta, la tienda en línea o el tablero de indicadores leen y escriben en Cauce con llaves por empresa.

En construcción:

- **PILA hasta el operador.** Hoy Cauce genera la planilla y avisa cada etapa. Se trabaja en dejarla cargada en el operador, lista para pagar.
- **Sincronización con la DIAN más robusta.** Comprobación de que las facturas sigan llegando y adaptación a los cambios del portal.

En diseño:

- **Tarjetas de crédito.** Conciliación de la tarjeta de la empresa como una deuda, con sus compras y pagos.
- **Cierres de punto de venta.** Que los cierres del POS alimenten la caja diaria sin duplicar ventas.

## Hacia dónde va

Es la dirección del producto. No hay fechas comprometidas y el orden puede cambiar.

- Proyección de caja, para saber si alcanza para la nómina y los impuestos antes de que falte.
- Nómina prellenada por River con las novedades del mes.
- Conexión directa con los bancos, sin subir extractos.
- Asistente de IA para el colaborador sobre su propio desprendible.
- Aplicación móvil y portal para los clientes de la empresa.
- Otras monedas, firma digital certificada, y México y Latinoamérica.

## Lo que Cauce no hace hoy

- No presenta las declaraciones ante la DIAN por la empresa. Prepara los borradores, el contador presenta y Cauce registra la presentación con su evidencia.
- No paga la PILA. Genera la planilla y el pago se hace en el operador.
- No se conecta directamente con los bancos. Los movimientos entran al subir el extracto.
- No opera en otras monedas ni fuera de Colombia.
- No tiene todavía una aplicación móvil para el gerente. Funciona en el navegador, y el portal del colaborador se puede instalar en el celular.
- La IA no emite, paga, cierra periodos ni declara por su cuenta.

## Cómo se empieza

1. **Traer la información.** Clientes, proveedores, productos, saldos iniciales y facturas abiertas se importan desde Siigo, Alegra o Excel.
2. **Habilitación ante la DIAN.** Cauce guía el proceso y la empresa autoriza la salida a producción.
3. **Operar.** River y el equipo contable de Cauce llevan el día a día y el gerente aprueba lo importante.

## Preguntas frecuentes

**¿Cauce reemplaza a mi contador?** Cauce incluye un equipo de contadores y revisores fiscales que supervisa el trabajo de la IA. La plataforma también tiene un rol de contador, de modo que el contador de la empresa puede entrar con su propio acceso. Las condiciones del servicio se consultan con el equipo de Cauce.

**¿La IA puede mover dinero o declarar impuestos sola?** No. Emitir, pagar, cerrar el mes y declarar requieren la aprobación de una persona.

**¿Qué pasa si la IA se equivoca?** Cada propuesta trae su explicación y se puede corregir antes de aprobar. Lo ya registrado se reversa dejando rastro. Cauce aprende de las correcciones y acepta reglas propias de la empresa.

**¿Puedo migrar desde mi software actual?** Sí. Hay importadores para Siigo, Alegra y Excel.

**¿Mis datos se mezclan con los de otras empresas?** No. Cada empresa está aislada desde la base de datos y la IA solo usa el contexto de esa empresa.

**¿Quiénes usan Cauce dentro de la empresa?** Hay roles de administrador, contador, tesorería, operación y colaborador. Cada quien ve y hace solo lo que su rol permite.

**¿Cuánto cuesta y cuánto tarda la implementación?** Este documento no incluye precios ni plazos. Se consultan en https://cauceapp.com.

## Glosario

- **Causar:** registrar contablemente un documento.
- **DIAN:** autoridad de impuestos de Colombia.
- **Factura electrónica:** factura validada por la DIAN.
- **Documento soporte:** documento electrónico para compras a quienes no están obligados a facturar.
- **Nómina electrónica:** reporte de la nómina a la DIAN.
- **PILA:** planilla con la que se pagan los aportes a seguridad social.
- **RADIAN:** registro de la DIAN para los eventos de una factura, como su aceptación.
- **Retenciones:** retefuente, ReteICA y ReteIVA, impuestos que se descuentan al pagar.
- **River:** la IA de Cauce con la que conversa el gerente.
- **Personas:** el espacio de Cauce para la nómina y la gestión humana.

## Contacto

https://cauceapp.com